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Frank Benz
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Beschreibung und Optimierung von Geschäftsprozessen

Die Methode der Geschäftsprozessbeschreibung dokumentiert die wesentlichen Arbeitsschritte, die für die Erstellung einer Leistung in der Kreisverwaltung erforderlich sind. Diese Beschreibung ist Ausgangsbasis für eine Analyse und evtl. anschließende Optimierung des Arbeitsablaufes (Geschäftsprozessoptimierung). Diese optimierten Geschäftsprozessmodelle sind sehr nützliche Instrumente, wenn es um die Frage der Personalbemessung, die Unterstützung von Einarbeitung und Vertretung oder das Erkennen von Anknüpfungspunkten zum eGovernment geht.

Die Kreisverwaltung hat auf der Grundlage der mit diesem Instrument gesammelten Erfahrungen eine Konzeption zur Geschäftsprozessbeschreibung erstellt, die laufend fortgeschrieben wird.

E-Government

Definition:

Unter Electronic Government verstehen wir die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Aufgrund der technischen Entwicklung nehmen wir an, dass diese Prozesse künftig sogar vollständig elektronisch durchgeführt werden können. Diese Definition umfasst sowohl die lokale oder kommunale Ebene, die regionale oder Landesebene, die nationale oder Bundesebene sowie die supranationale und globale Ebene

(Speyerer Definition des Forschungsinstitutes für öffentliche Verwaltung an der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften)

eGovernment-Strategie der Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich

Aus dieser Definition heraus hat die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich ihre E-Government-Strategie entwickelt.

Zieldefinition:

Die Ziele des E-Government oder des „Virtuellen Kreishauses“ wurden in mehreren Verwaltungsberichten dargestellt. Nach dem heutigen Verständnis ist das dort dargestellte Globalziel

„Der Einsatz des Internets und der modernen Kommunikationstechniken erweitert die Zugangsmöglichkeiten zu den Dienstleistungen der Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich und optimiert die Prozessabläufe“

voll auf die Nutzung des Begriffs eGovernment übertragbar. Die bisher zum virtuellen Kreishaus getroffenen Aussagen und die in diesem Rahmen umgesetzten Maßnahmen können gleichbedeutend auch unter dem Begriff eGovernment betrachtet werden.

Vorgehensweise:

Aufgrund dieses Verständnisses von eGovernment ist seit nunmehr ca. 2001 die Beschreibung und Dokumentation der Geschäftsprozesse, die der Leistungserstellung in der Kreisverwaltung zugrunde liegen, in den Mittelpunkt der Verwaltungsmodernisierung gerückt. Dabei werden sowohl die Prozesse im internen Geschäftsbetrieb der Kreisverwaltung als auch die Schnittstellen zu den beteiligten Verwaltungen und Kooperationspartnern sowie zu den Initiatoren bzw. Empfängern der Verwaltungsleistungen betrachtet.

Im Rahmen der Zusammenarbeit der Kommunalverwaltungen in der Region Trier ist dabei ein Vorgehensmodell entstanden, das zwischenzeitlich auch durch die Mitgliedsverwaltungen der AG eGovernment des auf Ebene des Deutschen Landkreistages gebildeten Innovationsrings „Kreisverwaltung der Zukunft“ zitiert wird. Danach sollte bei der Beschreibung, Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse folgende Reihenfolge eingehalten werden:

  • zunächst interne Geschäftsprozesse (z.B. Standardisierung des Schriftverkehrs, Kombination mit Datenbank, Workflow, elektronische Archivierung, Einsatz von Mail-Systemen, Organisation der TuI/IuK in der Verwaltung an sich, ....) Hierzu sind durch die Verwaltung zuvor Standards und Normen festgelegt worden bzw. noch festzulegen,
  • anschließend die Geschäftsprozessbeziehungen zu den beteiligten Verwaltungen aller Ebenen und zu den Kooperationspartnern (z.B. elektronische Übermittlung von Daten in Anhörverfahren, Übermittlung von Daten zur Auftragserledigung durch private Kooperationspartner, ...)
  • abschließend die Geschäftsprozesse von den Initiatoren (alle Zielgruppen) zur Verwaltung und ggf. wieder von der Verwaltung zu den Empfängern einer Leistung

Es ergibt sich dabei ein Schichtenmodell der Prozessoptimierung, das den Vorteil bietet, bereits ab der ersten Ebene (der internen Optimierung) Nutzeneffekte zu erzielen, obwohl Kommunikation und Transaktion zwischen den weiter außen liegenden Ebenen noch nach herkömmlicher Methode verlaufen. Der Nutzen steigt, je weiter die Optimierung in die äußeren Schichten vordringt.

Reihenfolge der Geschäftsprozessbetrachtungen

Verwaltungsstruktur

Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich hat bereits in einem frühen Stadium der Verwaltungsmodernisierung und zwar im Jahr 1996 sämtliche Leistungen der Verwaltung als Produkte beschrieben und in konsequenter Fortsetzung der so gefundenen Produktstruktur auch die Verwaltungsstruktur angepasst.

Wie im Organigramm zu sehen ist, gliedert sich die Kreisverwaltung nun in drei Ebenen, den Landrat, als Leiter der Kreisverwaltung und gleichzeitig Vorsitzenden des Kreistages, vier Geschäftsbereiche und 15 Fachbereiche. Im Ergebnis konnte im Vergleich zur vormaligen Struktur auf eine vollständige Hierarchieebene verzichtet werden.

Auf der Ebene der Fachbereiche über die Zusammenführung der Fach- und Finanzverantwortung in den Budgets die Wirtschaftlichkeit des Leistungserstellungsprozesses in der Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich deutlich verbessert werden.

Die Budgetierung stärkt die Eigenverantwortlichkeit der Fachbereiche. Ein flexibler Budgetvollzug fördert die Kompetenz, Innovationsbereitschaft und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten die eingehende Post unmittelbar auf ihren Schreitisch und treffen und unterschreiben grundsätzlich alle Entscheidungen selbst.

Vorschlagswesen

Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich als kundenorientiertes, innovativ und wirtschaftlich handelndes Dienstleistungsunternehmen hat sich dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung verpflichtet.

Die Zielsetzungen dieses Prinzips bestehen in einer effektiven und kundenorientierten Leistungserbringung für die Bürgerinnen und Bürger unter schonendem Ressourceneinsatz und in der Gestaltung verwaltungsinterner Abläufe und Strukturen, die selbständiges, eigenverantwortliches und engagiertes Arbeiten der Bediensteten ermöglichen.
Mit dem Vorschlagswesen werden den Bediensteten Anreize bereitgestellt, über ihr eigenes Aufgabengebiet hinaus Ideen und Vorschläge zur Optimierung der gesamten Organisation einzubringen.

Hierzu hat die Verwaltung bereits seit dem Jahr 1995 eine Dienstvereinbarung mit dem Personalrat beschlossen, die zuletzt im Jahr 2005 neu gefasst wurde. Die Bewertung der eingereichten Vorschläge erfolgt in einem Prüfungs- und Bewertungsausschuss dem die Landrätin als Vorsitzende, in ihrer Vertretung eine Geschäftsbereichsleitung, ein Mitglied des Personalrates und diejenige Fachbereichsleitung, die für die Verwirklichung des Vorschlages zuständig ist, angehören.

Mit der Anerkennung eines Vorschlages ist die Zuerkennung einer Geldprämie verbunden.