Möchte jemand einen ausländischen, der Visumspflicht unterliegenden Gast zu Besuch nach Deutschland einladen, verlangen die deutschen Auslandsvertretungen in der Regel die Vorlage einer Verpflichtungserklärung (sogenannte "Einladung"), bevor sie ein entsprechendes Visum ausstellen.

Die Verpflichtungserklärung wird grundsätzlich von der Ausländerbehörde, die für den vorgesehenen Aufenthaltsort des Ausländers zuständig ist, entgegengenommen. Der Gastgeber / Einlader erhält das Original der Verpflichtungserklärung zur Weiterleitung an den Gast, der dieses im Rahmen des Visumsverfahrens der deutschen Auslandsvertretung vorlegt. Eine Durchschrift verbleibt als vollstreckbarer Titel bei der Ausländerbehörde. Ein Antragsvordruck steht zum Download bereit.

Der Gastgeber / Einlader wird vor Abgabe der Verpflichtungserklärung ausführlich über den Umfang, die Dauer und die Vollstreckbarkeit der eingegangenen Verpflichtungen sowie die Freiwilligkeit seiner Angaben informiert und muss dies schriftlich bestätigen. Die entsprechende Erklärung steht ebenfalls zum Download bereit.

Für die Abgabe einer Verpflichtungserklärung sind erforderlich:

• persönliche Vorsprache des Gastgebers bei juristischen Personen handlungsbevollmächtigter Vertreter (Firmeninhaber, Geschäftsführer, Vorstand etc.) Bitte beachten Sie: Eine Vertretung des sich Verpflichtenden durch eine andere Person ist nicht zulässig!
• gültiger Reisepass oder Personalausweis des Gastgebers
• Personalien des Gastes, der ihn/sie ggf. begleitenden Person (nur Ehegatte) sowie der ihn/sie ggf. begleitenden Kinder (wie sie im Pass des Gastes lauten: Name, Vorname, Geburtstag- und ort; daher Vorlage einer Passkopie empfehlenswert!)
• Wohnanschrift und soweit bekannt Passnummer des Gastes
• zur Bonitätsprüfung des Gastgebers:
  • aktuelle Verdienst- beziehungsweise Einkommensnachweise
    • bei Arbeitnehmern: Lohn-/Gehaltsabrechungen der drei letzten Monate
    • bei Selbständigen: letzter Einkommens-Bescheid oder Bestätigung des Steuerberaters über die Höhe der Einkünfte der drei letzten Monate
  • Wohnraumnachweise (Mietvertrag beziehungsweise Eigentumsnachweis)
• sowie 25 Euro in bar Ausstellungsgebühr

Die Angaben im Rahmen der Prüfung der finanziellen Leistungsfähigkeit (Bonitätsprüfung) sind freiwillig. Kann der Gastgeber seine Bonität jedoch nicht glaubhaft machen oder nachweisen, ist die Bescheinigung der Bonität nicht möglich. Dies ist jedoch eine Voraussetzung, die im Visumverfahren von entscheidender Bedeutung ist. Ohne deren Vorliegen führt dies regelmäßig zur Ablehnung des begehrten Visums durch die deutschen Auslandsvertretungen.